Voortgang van acties

De acties beschrijven wat je concreet gaat doen. Door periodiek de voortgang te evalueren kun je de uitvoering verbeteren.

Voortgangsrapportage toevoegen aan een actie

• Open de actie door erop te klikken.
• Klik op ‘Rapportage toevoegen’.

• Voer de datum in van de rapportage.
• Noteer de voortgang van de actie in een percentage van 0 tot 100. De voortgang is een indicatie van hoeveel werk al is gedaan en hoeveel nog moet gebeuren. 
• Geef aan wat de huidige status is van de actie: Nog te doen, Mee bezig of Afgerond.
• Geef met het verkeerslicht je oordeel over de voortgang.
  • Groen. De actie verloopt volgens plan. Je verwacht de afgesproken resultaten binnen de gestelde tijd te realiseren.
  • Oranje. De actie verloopt zorgelijk. Je hebt zorgen over de kwaliteit of over de haalbaarheid van de deadline, maar met de juiste interventies is het mogelijk om de actie weer op groen te krijgen.
  • Rood. De actie is niet haalbaar. Je moet keuzes maken: verschuiven we de deadline of nemen we genoegen met minder resultaat of een lagere kwaliteit?
• Typ een korte toelichting bij de rapportage:
  • Wat heb je gedaan en wat ga je de komende periode doen?
  • Waarom staat de actie op groen/oranje/rood?
  • Welke wijzigingen stel je voor om de actie weer op groen te krijgen? En wat heb je nodig (van het team) om de actie goed af te ronden?
• De rapportage wordt automatisch opgeslagen, zodat je deze op een later moment kunt afronden. De rapportage is nog niet te lezen door andere gebruikers.
• Klik op ‘Publiceren’ om de rapportage definitief te maken.

Rapportage koppelen aan een sessie

Bij het toevoegen van een rapportage kun je deze koppelen aan een specifieke doensessie. Standaard wordt de eerstvolgende doensessie van het team al voor je ingevuld; je kunt deze aanpassen als de rapportage bij een latere sessie hoort.

Door de koppeling zien jij en de proceseigenaar precies welke rapportages bij welke sessie horen. Op het teamdashboard en op het sessieoverzicht laat het systeem per sessie zien hoeveel rapportages er al zijn ingediend en hoeveel er nog openstaan.

Het koppelen werkt alleen als de beheerder van het team de doensessies heeft ingepland. Zijn er nog geen sessies, dan zie je het sessieveld niet bij de rapportage. Lees voor meer details het artikel Instellen van doen- en bijstuursessies.

Deze koppeling is niet beschikbaar in het Start-abonnement, omdat je daar geen sessies kunt inplannen.

Besluit toevoegen

In de doensessie bespreek je met het team de voortgang van de acties en neem je besluiten om de uitvoering van de acties te verbeteren. Bij de rapportages kun je de besluiten vastleggen.

• Open de rapportage.
• Typ het besluit.
• Klik op ‘Publiceren’.