Werkwijze: Doen, leren en bijsturen
Introductie Doen, leren en bijsturen
Doen, leren en bijsturen in OGSM.online
Tip: Geen audio? Zet de ondertiteling aan. Klik op dit icoon:
Een OGSM is een levend plan. Tijdens de uitvoering doe je nieuwe inzichten op, je leert van de resultaten. Je moet je plan dus regelmatig evalueren en bijsturen. Vanuit de praktijk hebben wij een werkwijze ontwikkeld die toepasbaar is voor alle soorten OGSM-plannen: van projectplan tot jaarplan, van persoonlijk plan tot meerjarenplan.
De totale looptijd van het plan hak je in kleinere stukken. Zo ontstaan periodes die te overzien zijn. In een project zijn dit bijvoorbeeld de projectfasen. In een organisatie kunnen dit kwartalen zijn. Tijdens zo’n periode houd je de voortgang in de gaten en aan het eind evalueer je de resultaten. Zo heb je twee soorten teamsessies:
- In de doensessie geef je met je team antwoord op de vraag: doen we de dingen goed? Het betreft een periodieke sessie waarbij de focus ligt op de voortgang van de acties.
- De bijstuursessie richt zich op de voortgang van de strategische keuzes en geeft daarmee antwoord op de vraag: doen we de goede dingen?
Doensessie: voortgang van de acties
Regelmatig bespreekt het team de status van de acties waarmee ze bezig zijn. Het doel is inzicht te krijgen in de acties die niet volgens plan verlopen en te bepalen hoe de uitvoering van deze acties verbeterd kan worden.
De eigenaren van de acties bereiden de sessie voor door de status van hun actie bij te werken in een voortgangsrapportage. Door deze voorbereiding kun je tijdens de sessie direct de vinger op de zere plek leggen en besluiten hoe je hiermee omgaat.
De voortgangsrapportage bestaat uit drie onderdelen:
- Voortgang: Welk percentage van het werk is voltooid?
- Oordeel over de voortgang (verkeerslicht): Verloopt de uitvoering volgens plan?
- Toelichting: Waarom staat de actie op groen/oranje/rood? Wat heb je nodig van het team?
In de sessie bespreekt het team de acties die niet volgens plan verlopen en hoe ze de uitvoering ervan kunnen verbeteren.
Doensessie in OGSM.online
Plan de sessies
De proceseigenaar bepaalt in overleg met het team wanneer de doen- en bijstuursessies plaatsvinden. In OGSM.online legt de proceseigenaar deze vast in de agenda. Dit zorgt ervoor dat eigenaren van acties en strategische keuzes automatisch een herinnering krijgen om hun voortgangsrapportage in te vullen.
Lees het artikel: Instellen van doen- en bijstuursessies
Voorbereiding van de doensessie
De actie-eigenaren krijgen een week voor de doensessie een e-mail met het verzoek om hun voortgangsrapportage(s) te maken. In de e-mail staat een link naar de betreffende acties.
Lees de artikelen: Overzicht van mijn acties en Voortgangsrapportage toevoegen aan actie
De proceseigenaar ziet op het dashboard of alle eigenaren hun rapportage hebben toegevoegd.
Lees het artikel: Status van voorbereiding monitoren
Voorafgaand aan de doensessie lezen alle teamleden de rapportages. Zo gaan ze goed voorbereid de sessie in.
Lees het artikel: Voortgangsrapportages lezen
Houden van de doensessie
Tijdens de sessie kun je de rapportages op het scherm tonen. Zo heeft iedereen de juiste informatie voor ogen en kun je wijzigingen direct in de OGSM verwerken.
Lees het artikel: Houden van de doensessie
Bijstuursessie: voortgang van de strategische keuzes
Het doel van de bijstuursessies is te leren van de resultaten van de acties en de OGSM bij te werken aan de hand van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. De focus van de bijstuursessie ligt op de strategische keuzes en indicatoren. De eigenaren rapporteren voorafgaand aan de sessie over de status:
- Metingen van de indicatoren: Wat zijn de resultaten die geboekt zijn?
- Oordeel over de voortgang: Verloopt de strategische keuze volgens plan? Wat vind je van de resultaten?
- Toelichting: Wat zijn de resultaten van de afgelopen periode? Waarom staat de strategische keuze op groen/oranje/rood? Welke wijzigingen stel je voor?
In de sessie bespreekt het team de strategische keuzes en bespreken ze welke wijzigingen ze moeten doorvoeren in de OGSM. Komen er nieuwe acties bij? Moeten de prioriteiten of deadlines wijzigen? Zijn er acties niet meer relevant?
Bijstuursessie in OGSM.online
Jaarplanning maken
De proceseigenaar bepaalt in overleg met het team wanneer de doen- en bijstuursessies plaatsvinden. In OGSM.online legt de proceseigenaar deze vast in de agenda. Dit zorgt ervoor dat eigenaren van acties en strategische keuzes automatisch een herinnering krijgen om hun voortgangsrapportage in te vullen.
Lees het artikel: Instellen van doen- en bijstuursessies
Voorbereiding van de bijstuursessie
De strategie- en actie-eigenaren krijgen een week voor de bijstuursessie een e-mail met het verzoek om hun voortgangsrapportage(s) te maken. In de e-mail staat een link naar de betreffende strategische keuzes en acties.
Lees de artikelen: Overzicht van mijn strategische keuzes, Meting toevoegen aan indicator en Voortgangsrapportage toevoegen aan strategische keuze
De proceseigenaar ziet op het dashboard of alle eigenaren hun rapportage hebben toegevoegd.
Lees het artikel: Status van voorbereiding monitoren
Voorafgaand aan de bijstuursessie lezen alle teamleden de rapportages. Zo gaan ze goed voorbereid de sessie in.
Lees het artikel: Voortgangsrapportages lezen
Houden van de bijstuursessie
Tijdens de sessie kun je de rapportages op het scherm tonen. Zo heeft iedereen de juiste informatie voor ogen en kun je wijzigingen direct in de OGSM verwerken.
Lees het artikel: Houden van de bijstuursessie
Verder lezen: OGSM in de praktijk
In het boek ‘OGSM in de praktijk’ geven we een volledig overzicht van de voorbereiding en de agenda van de doen- en bijstuursessies.