Houden van de doen- of bijstuursessie

In de werkwijze ‘Doen, leren en bijsturen’ onderscheiden we twee soorten sessies:

• In de doensessie geef je met je team antwoord op de vraag: doen we de dingen goed? Het betreft een periodieke sessie waarbij de focus ligt op de voortgang van de acties.
• De bijstuursessie richt zich op de voortgang van de strategische keuzes en geeft daarmee antwoord op de vraag: doen we de goede dingen?

Het plannen van doen- en bijstuursessies is niet beschikbaar bij het Start-abonnement. De rapportages om in een sessie te bespreken kun je wel in beide abonnementen openen.

De rapportages openen

Hoe je tijdens de sessie bij de juiste rapportages komt, hangt af van je abonnement.

Pro-abonnement: via het teamdashboard, hoofdmenu of werkbalk

In het Pro-abonnement plant de proceseigenaar de sessies in en koppelen de eigenaren hun voortgangsrapportages aan een specifieke sessie (zie Voortgangsrapportages koppelen aan een sessie). Tijdens de sessie open je precies die set rapportages. Er zijn drie manieren:

Via het teamdashboard

• Ga naar het teamdashboard van het team. Klik op de teamnaam in het menu, op Mijn teams of gebruik de zoekfunctie.
• In het blok Aankomende sessie zie je de eerstvolgende doen- of bijstuursessie. Klik op Toon rapportages om de rapportages te openen die aan deze sessie zijn gekoppeld.

Via het hoofdmenu

• Beweeg je muis over het team in het hoofdmenu. In het snelmenu staan onder Rapportage de geplande doen- en bijstuursessies. Klik op de gewenste sessie.

Via de werkbalk van de OGSM

• Open een OGSM van het team.
• Klik in de werkbalk op het pijltje naast Rapportage en kies de gewenste sessie.

Start-abonnement: via de OGSM-rapportage

In het Start-abonnement plan je geen sessies in OGSM.online. De rapportage voor een sessie haal je dan rechtstreeks uit de OGSM:

• Open de OGSM.
• Klik in de werkbalk op het pijltje naast Rapportage en kies Doensessie of Bijstuursessie.

Je ziet alle items met hun laatste voortgangsrapportage. Lees voor de details het artikel Rapportage van OGSM’s.

In de doensessie bespreek je

In de doensessie bespreekt het team de acties die niet volgens plan verlopen en hoe ze de uitvoering ervan kunnen verbeteren. Presenteer de voortgangsrapportages op een scherm, zodat alle teamleden de juiste informatie zien.

• Je ziet een overzicht van acties met de status ‘Mee bezig’ of waarvan de startdatum in het verleden ligt (de actie had dus al gestart moeten worden). In het overzicht staan de volgende acties:

  • Het verkeerslicht staat op oranje of rood. Dit zijn de acties waarover je een besluit moet nemen.
  • De actie heeft nog geen voortgangsrapportage. Bespreek dan met de eigenaar hoe het ervoor staat.

• Het overzicht wordt aangevuld met acties die zijn afgerond sinds de vorige sessie. Controleer of inderdaad al het werk is gedaan en de actie dus terecht op ‘Afgerond’ staat.

In de bijstuursessie bespreek je

In de bijstuursessie bespreekt het team de strategische keuzes en hoe ze de resultaten kunnen verbeteren. Je ziet de volgende items:

• De strategische keuzes.
• De indicatoren.

• Een overzicht van acties met de status ‘Mee bezig’ of waarvan de startdatum in het verleden ligt (de actie had dus al gestart moeten worden). In het overzicht staan de volgende acties:

  • Het verkeerslicht staat op oranje of rood. Dit zijn de acties waarover je een besluit moet nemen.
  • De actie heeft nog geen voortgangsrapportage. Bespreek dan met de eigenaar hoe het ervoor staat.
• Het overzicht van de acties wordt aangevuld met acties die zijn afgerond sinds de vorige sessie. Controleer of inderdaad al het werk is gedaan en de actie dus terecht op ‘Afgerond’ staat.

Eigen rapportage samenstellen

Je kunt de rapportage naar eigen behoefte samenstellen. Je leest er in dit artikel alles over: Rapportage van OGSM’s.