Instellen van doen- en bijstuursessies

Je kunt alleen doen- en bijstuursessies instellen als je Beheerder van een team bent.

Het instellen van doen- en bijstuursessies is alleen beschikbaar in het Pro-abonnement. In het Start-abonnement kun je geen sessies inplannen, maar wel rapportages voor een sessie samenstellen via de OGSM-rapportage. Lees daarvoor Houden van de doen- of bijstuursessie. Neem contact op met je beheerder of contactpersoon als je je abonnement wil uitbreiden.

Proceseigenaar

De proceseigenaar van het team is verantwoordelijk voor het proces van doen, leren en bijsturen. Het werkt het beste als deze rol wordt vervuld door iemand van buiten het team. Zo kunnen alle teamleden zich richten op de inhoud van het plan. De rol kan ook bijv. door de leidinggevende van het team opgepakt worden.

Waarom zou je de doen- en bijstuursessies vastleggen?

In OGSM.online kan de proceseigenaar aangeven wanneer de doen- en bijstuursessies plaatsvinden. Dit heeft de volgende voordelen:

• Teamleden zien op Mijn overzicht wanneer de volgende sessie plaatsvindt en welke acties, strategische keuzes en indicatoren ze nog moeten voorbereiden. Klik op Rapporteren om direct naar de openstaande rapportages te gaan.
• Een week voor de sessie krijgen de eigenaren van acties, strategische keuzes en indicatoren een e-mail met de uitnodiging om de voortgangsrapportages toe te voegen. In de e-mail staat een link naar de onderdelen waarover de eigenaar moet rapporteren. Een paar dagen voor de sessie krijgen ze (indien nodig) een herinnering per e-mail.
• De proceseigenaar ziet op het teamdashboard en op de sessieoverzichtspagina van het team direct hoever het team is met de voorbereiding.

Sessies instellen

• Ga naar het teamdashboard van het betreffende team.
• Klik rechtsboven op Team beheren en kies Sessies. Je komt op het sessieoverzicht van het team, met alle komende en eerdere sessies.

• Klik op Sessie toevoegen.
• Vul de datum van de sessie in en bepaal of de sessie automatisch herhaald moet worden.
• Selecteer of het een Doensessie of Bijstuursessie betreft.
• Kies of je een uitnodiging en herinnering wil versturen naar de teamleden:
  • De uitnodiging wordt een week voor de sessie verstuurd naar de eigenaren van de strategische keuzes, indicatoren en acties. In de e-mail staat een link naar de onderdelen waarover de eigenaar moet rapporteren.
  • De herinnering wordt drie dagen voor de sessie verstuurd naar de eigenaren die nog een rapportage moeten opstellen.
• Klik op Opslaan.
• Voeg eventueel nog meer sessies toe.

Op het teamdashboard en op het sessieoverzicht zien de teamleden wanneer de sessies gepland zijn. Ze kunnen deze niet bewerken.