Instellen van doen- en bijstuursessies
Je kunt alleen doen- en bijstuursessies instellen als je Beheerder van een team bent.
Het instellen van de doen- en bijstuursessies is nog niet in elke omgeving beschikbaar. Neem contact op met je beheerder of contactpersoon als je hier vragen over hebt.
Proceseigenaar
De proces-eigenaar van het team is verantwoordelijk voor het proces van doen, leren en bijsturen. Het werkt het beste als deze rol wordt vervuld door iemand van buiten het team. Zo kunnen alle teamleden zich richten op de inhoud van het plan. Maar de rol kan ook bijv. door de leidinggevende van het team opgepakt worden.
Waarom zou je de doen- en bijstuursessies vastleggen?
In OGSM.online kan de proceseigenaar aangeven wanneer de doen- en bijstuursessies plaatsvinden. Dit heeft de volgende voordelen:
- Teamleden zien op de pagina 'Mijn overzicht' wanneer de volgende sessie plaatsvindt.
- Op deze pagina zien ze een knop om direct te zien bij welke acties en/of strategische keuzes ze een Ook staat op deze pagina een knop om de voortgangsrapportages te lezen.
- Een week voor de sessie krijgen de eigenaren van acties en/of strategische keuzes een e-mail met de uitnodiging om de voortgangsrapportages toe te voegen. In de e-mail staat een link naar de onderdelen waarover de eigenaar moet rapporteren. Een paar dagen voor de sessie krijgen ze (indien nodig) een herinnering per e-mail.
- De proceseigenaar ziet op de pagina 'Status proces' direct of alle acties en/of strategische keuzes zijn bijgewerkt.
Sessies instellen
- Ga via het menu naar de pagina 'Status proces'.
- Klik in het blok 'Agenda' op de link 'Sessie toevoegen'.
- Vul de datum van de sessie in en selecteer of het een Doen- of Bijstuursessie betreft.
- Kies of je een uitnodiging en herinnering wil versturen naar de teamleden:
- De uitnodiging wordt een week voor de sessie verstuurt naar de eigenaren van de strategische keuzes en/of acties. In de e-mail staat een link naar de onderdelen waarover de eigenaar moet rapporteren.
- De herinnering wordt drie dagen voor de sessie verstuurd naar de eigenaren die nog een rapportage moeten opstellen.
- Klik op 'Opslaan'.
- Voer eventueel nog meer sessies toe.
Op de pagina 'Status proces' zien de teamleden wanneer de sessies gepland zijn. Ze kunnen deze niet bewerken.