Rollen en rechten van gebruikers bij OGSM

Om de OGSM van een team te kunnen bekijken en bewerken moet de gebruiker toegang krijgen. Dit kan op twee manieren:

1. De beheerder van het team voegt de gebruiker als Beheerder, Deelnemer, Reageerder of Kijker toe aan het team.
2. De beheerder van de omgeving voegt de gebruiker toe aan een gebruikersgroep die toegang heeft tot één of meerdere teams.

In dit artikel geven we een aantal tips voor het inrichten de rollen en rechten als je OGSM gebruikt.

Opmerking: Voor het gemak spreken we hieronder over het toegang geven tot een OGSM. Strikt genomen krijgen gebruikers toegang tot een team waar één of meerdere OGSM's in zitten.

Rollen en rechten

Wat is eigenlijk het verschil tussen rollen en rechten? Een rol is soort functie. Zo hebben we in een team de volgende rollen: Kijker, Reageerder, Deelnemer en Beheerder.

Elke rol heeft specifieke rechten om dingen te bekijken of te wijzigen. Zo kan een Kijker alleen maar de OGSM bekijken. Een Kijker kan niets wijzigen. Een Beheerder kan daarentegen alles wijzigen en gebruikers toevoegen aan het team.

Per rol liggen de rechten vast. Alleen voor een Kijker kun je specifieke rechten instellen. Lees meer in onderstaand artikel.

Uitgangspunten voor het instellen van rollen en rechten

Het beheer van rollen en rechten kan snel ingewikkeld worden. Daarom helpt het om een aantal uitgangspunten te formuleren voor groepen gebruikers. We geven een aantal suggesties.

• Medewerker:
  • Een medewerker is Deelnemer in het team waar deze meedoet aan de doen- en bijstuursessies. Zo kan de medewerker de sessies voorbereiden en de rapportages lezen.
• OGSM-eigenaar:
  • Een OGSM-eigenaar (de leidinggevende van het team) is Beheerder in het team waar deze leiding aan geeft. Zo kan hij of zij de teamleden beheren en wijzigingen doorvoeren in de OGSM.
• Proceseigenaar:
  • Een proceseigenaar is Beheerder in het team waar deze de doen- en bijstuursessies faciliteert.
  • Vaak is er een team van proceseigenaren (ze worden dan OGSM-experts of OGSM champions genoemd). Het kan handig zijn om proceseigenaren Beheerder te maken in de OGSM's van collega's, zodat ze elkaar kunnen vervangen.
• Alle medewerkers:
  • Alle medewerkers zijn Kijker in de OGSM van de organisatie. Zo kunnen alle medewerkers zien aan welk overkoepelend plan ze bijdragen.
  • Of: Alle medewerkers zijn Kijker in alle OGSM's van de organisatie. Als je voor volledige transparantie gaat.
  • De beheerder van de omgeving kan instellen wat een Kijker wel of niet kan zien in een OGSM. Zo kun je de de status van items (verkeerslichten), de voortgangsrapportages, de acties en/of reacties verbergen.
  • We raden af om alle gebruikers Deelnemer of zelfs Beheerder te maken in alle OGSM's.
• Alle medewerkers binnen een directie/afdeling/business unit:
  • Alle medewerkers zijn Kijker in de OGSM van de directie/afdeling/business unit.
  • Of: Alle medewerkers zijn Kijker in alle OGSM's van de directie/afdeling/business unit. Als je voor meer transparantie gaat.

Gebruikersgroepen

Door gebruikersgroepen in te richten kun je de gestelde uitgangspunten eenvoudig implementeren. We raden de volgende groepen aan:

• Proceseigenaren
• Alle medewerkers. Tip: zet het vinkje 'Nieuwe gebruikers automatisch toevoegen aan deze gebruikersgroep' aan. Zo heeft een nieuwe gebruiker automatisch toegang tot de OGSM's.
• Medewerkers van directie/afdeling/business unit A
• Medewerkers van directie/afdeling/business unit B, etc.

Verder kun je voor specifieke rollen gebruikersgroepen maken. Denk bijvoorbeeld aan Business controllers die toegang krijgen tot alle OGSM's op niveau 1 en 2.