OGSM importeren uit Excel
Je hebt een OGSM staan in Excel en wil die overzetten naar OGSM.online. Met de importfunctie doe je dat in drie stappen: download de sjabloon, vul hem in, en upload hem. Hierna staat je OGSM klaar in de OGSM naar keuze.
Wat je nodig hebt
- Je bent hoofdbeheerder.
- Een bestaande OGSM waar de items in terecht moet komen.
- De bestaande OGSM.
Stap 1: Download de importsjabloon
- Ga naar Instellingen > Importeren en exporteren.
- klik op Sjabloon downloaden. Je krijgt een Excel-bestand met vijf tabbladen:
| Tabblad | Inhoud |
|---|---|
| Ambitie | De ambitie van je OGSM (één regel) |
| Doelstellingen | De doelstellingen, elk op een eigen rij |
| Strategische keuzes | De strategische keuzes, elk op een eigen rij |
| Indicatoren | Per strategische keuze: de bijbehorende indicatoren |
| Acties | Per strategische keuze: de bijbehorende acties |
Stap 2: Vul het sjabloon in
Vul de gegevens in op de juiste tabbladen. Een paar dingen om rekening mee te houden:
Eigenaar koppelen
Vul bij "Eigenaar" de volledige naam in precies zoals die in OGSM.online staat. Klopt de naam niet exact, dan wordt het veld leeggelaten. Je kunt eigenaren achteraf alsnog toewijzen.
Indicatoren en acties koppelen aan een strategische keuze
Op de tabbladen Indicatoren en Acties staat in de eerste kolom de naam van de bijbehorende strategische keuze. Die naam moet exact overeenkomen met wat je op het tabblad Strategische keuzes hebt ingevuld of met een bestaande strategische keuze in de OGSM in OGSM.online. Je hoeft de naam niet bij elke rij te herhalen, hij wordt overgenomen zolang hij niet verandert.
Datumnotatie
Gebruik voor datums het formaat DD-MM-JJJJ of een herkend datumformaat in Excel. Onleesbare datums worden overgeslagen en gemeld bij de validatie.
Let op: zorg dat namen uniek zijn
De import koppelt eigenaren en strategische keuzes op naam. Bestaan er twee gebruikers met dezelfde naam, of twee strategische keuzes met dezelfde titel? Dan kiest de import er stilletjes één, zonder waarschuwing. Je ziet dit niet terug in het validatiescherm.
Stap 3: Upload en valideer
- Kies het canvas waar je de OGSM in wil importeren
- Selecteer je ingevulde Excel-bestand en klik op Uploaden en controleren.
OGSM.online controleert het bestand en toont een samenvatting van wat er geïmporteerd wordt. Je ziet hoeveel onderdelen worden toegevoegd, en of er waarschuwingen of fouten zijn.
- Groen licht? Klik op Importeren .
- Fouten? De foutmelding vertelt precies op welk tabblad en welke rij het misgaat. Los de fout op in je Excel-bestand en upload opnieuw.
Wat al bestaat, wordt niet overschreven
De import voegt alleen nieuwe onderdelen toe. Bestaat er al een ambitie, doelstelling, strategische keuze, indicator of actie met dezelfde titel in de OGSM? Dan slaat de import die over. Zo kun je gerust een geüpdatete versie van je bestand opnieuw importeren zonder dat bestaande gegevens verloren gaan.
Veelgestelde vragen
Kan ik een bestaande OGSM aanvullen? Ja. De import voegt toe en overschrijft geen bestaande items. Bestaande items met dezelfde titel blijven ongewijzigd staan.
Wat als een strategische keuze op het tabblad Indicatoren of acties niet overeenkomt met een bekende naam? De indicator of actie wordt dan overgeslagen. Je ziet dit terug als waarschuwing in het validatiescherm. Pas de naam aan in je Excel-bestand en importeer opnieuw.
Kan ik meerdere OGSMs in één bestand importeren? Nee. Elke import gaat naar één canvas. Wil je meerdere OGSMs importeren, doe dat dan in aparte stappen.
Welke bestandstypen worden ondersteund? Alleen .xlsx (Excel 2007 of nieuwer).